Envoi électronique des documents du conseil communal : inversion du principe dès le 14 juin 2018

Actualité du 5 Juin 2018

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C’est au M.B. du 4 juin 2018 qu’a été publié le décret du 24 mai 2018, modifiant les articles L1122-13 et L2122-22 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation en vue d’instaurer le principe de la transmission électronique des convocations et des pièces relatives au point inscrit à l’ordre du jour du conseil communal et conseil provincial.

A défaut d’indication contraire dans le texte, ce décret entrera en vigueur le 10ème jour suivant sa publication au M.B., soit le 14 juin prochain.

Que prévoit-il ?

Il porte deux petites modification textuelles, notamment à l’article L1122-13, par. 1er  CDLD, qui se lira comme suit dans moins de 10 jours :

« Par. 1. Sauf les cas d'urgence, la convocation se fait par écrit et à domicile par courrier électronique, au moins sept jours francs avant celui de la réunion; elle contient l'ordre du jour. Ce délai est toutefois ramené à deux jours francs pour l'application de l'article L1122-17, alinéa 3.

Les points à l’ordre du jour sont indiqués avec suffisamment de clarté et sont accompagnés d’une note de synthèse explicative.

La convocation ainsi que les pièces relatives aux points inscrits à l’ordre du jour peuvent être transmises par voie électronique si le mandataire en a fait la demande par écrit et dispose d’une adresse électronique en vertu du présent paragraphe.

La convocation ainsi que les pièces relatives aux points inscrits à l’ordre du jour peuvent être transmises par écrit et à domicile si le mandataire en a fait la demande par écrit ou si la transmission par courrier électronique est techniquement impossible.

Le collège communal met à la disposition de chaque membre du conseil communal une adresse de courrier électronique personnelle.

Le règlement d’ordre intérieur fixe les modalités d’application du présent paragraphe.

Par. 2 (…). »

On l’aura compris : il y aura désormais inversion dans le principe de transmission : alors que jusqu’à présent, la communication de la convocation était par voie « papier », sauf pour les mandataires qui auraient sollicité l’envoi électronique via l’adresse mail personnelle que le collège a dû mettre à disposition des conseillers communaux, c’est désormais ce mode de transmission qui sera la règle, une transmission « papier » pouvant être sollicitée par un conseiller communal (voie également possible lors de transmission électronique impossible).

Il y va donc de généraliser ce qui, jusque-là, pouvait être offert à ceux qui en avaient manifesté le souhait.

Le législateur l’a rappelé : il s’agit notamment de faire prévaloir l’efficacité de la transmission des documents.

Dans ces conditions, il nous semble dès lors envisageable de continuer à pratiquer pour tous (ou presque) ce qui était possible pour certains, à savoir :

- l’envoi par courrier électronique de la convocation, fixant les jour et heure de la prochaine réunion du conseil communal et contenant son ordre du jour ;

- comme les autorités de tutelle l’avaient déjà admis lors de l’introduction, dans le CDLD, de  la possibilité de recourir à l’envoi électronique, « … il est possible, en lieu et place de joindre tous les fichiers aux courriels, d’inclure dans les courriels des hyperliens menant aux documents nécessaires, disponibles sur un extranet , un espace serveur sécurisé, auquel  seuls les Conseillers communaux auraient accès moyennant, par exemple un login et un mot de passe. …. Il est évidemment possible que certains documents ne soient pas disponibles dans un format numérique. Le cas échéant, il convient d’informer les conseillers de cet état de fait et que, pour des raisons techniques, ces documents soient uniquement mis à disposition à l’administration pour consultation ». (Voir QR PW, 2012-2013, 2013, n°473 (2012-2013), 1).

Renseignements: Sylvie Bollen

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