La tutelle

Les applications eTutelle et Guichet Unique des marchés publics subsidiés

Sylvie Bollen et Rudy Jansemme - Dernière mise à jour: Novembre 2017
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Les auteurs

Sylvie Bollen Sylvie Bollen

Conseiller expert à l'Union des Villes et Communes de Wallonie

Rudy Jansemme

MRW - DGO5

1. eTutelle

Depuis le 1er janvier 2012, date d’entrée en vigueur de l’arrêté du Gouvernement wallon relatif à la transmission électronique des actes de tutelle, le système eTutelle contribue à simplifier les démarches administratives des pouvoirs locaux et de la DGO5 - Pouvoirs locaux, en consacrant l'informatisation et la dématérialisation complète de l'exercice de la tutelle de la Région sur les communes.

Ainsi, toutes les communes et villes de Wallonie ont la possibilité d’utiliser une application appelée eTutelle pour transmettre à la DGO5 tous leurs actes soumis à la tutelle obligatoire dans toutes les matières visées par le CDLD : marchés publics, fonctionnement des organes, ressources humaines, finances et fiscalité.

Fonctionnant sur internet au départ du Portail des pouvoirs locaux, le système eTutelle est accessible de partout et ne nécessite aucune installation ni matériel spécifique au niveau des communes. Chaque commune a désigné en son sein un GLS (Gestionnaire local de sécurité) qui est responsable de la création des comptes utilisateurs et de l’octroi des droits pour sa commune. Pour s’authentifier, un agent communal devra donc demander des accès au GLS de sa commune.

Grâce à la dématérialisation des documents et à la traçabilité des processus de traitement, le système eTutelle présente plusieurs avantages pour les communes :

  • Suivi des états d’avancement de leurs dossiers ;
  • Possibilité de visualiser la liste de tous les dossiers soumis à la tutelle ;
  • Fixation de manière certaine de la date de transmission d’un dossier ;
  • Rassemblement en un seul endroit de toutes les pièces et décisions liées à un dossier ;
  • Diminution considérable des dossiers transmis à un destinataire erroné ;
  • Gestion des droits et des accès en toute autonomie.

A l’heure actuelle, 246 communes sur 252 utilisent l’application sur base volontaire pour atteindre un taux d’adhésion de 97 %. Le volume total des actes communaux soumis à la tutelle, envoyés électroniquement, atteint quant à lui 80 %.

2. Le Guichet Unique des marchés publics subsidiés

Ce guichet est né de la volonté de simplifier les démarches communales dans le cadre d’un dossier soumis au double contrôle de la DGO5 et d’un pouvoir subsidiant. Force est de constater que le double envoi papier d’un dossier peut engendrer de nombreux problèmes :

  • Fixation de délais de transmission différents ;
  • Réception de décisions différentes pour le même dossier ;
  • Réception des décisions à des moments différents ;
  • Envoi d’un double dossier ne comportant pas exactement les mêmes pièces.

La première Direction générale à vouloir se lancer dans cette aventure a été la DGO1, et plus précisément la Direction des Routes subsidiées et la Direction des Bâtiments subsidiés. Un protocole de collaboration a été signé entre la DGO1 et la DGO5 concernant les marchés publics subsidiés inscrits dans les Plans d’Investissements Communaux (PIC) dépendant directement du Fonds régional pour les Investissements communaux (FRIC).

En septembre 2015, le Guichet Unique des marchés publics subsidiés a donc été inauguré (toujours uniquement pour les communes).

Grâce au protocole de collaboration signé entre la DGO1 et la DGO5, ce guichet unique offre aux communes :

  • une entrée unique de leurs dossiers ;
  • un traitement conjoint entre les deux DGO ;
  • une sortie unique de la décision.

Les formulaires mis à disposition sur le Guichet Unique ont servi de « test grandeur nature ». Suite au succès rencontré, de nouveaux formulaires seront prochainement ajoutés.

Tout comme eTutelle, le Guichet Unique ne nécessite aucun dispositif particulier et est accessible via le Portail des Pouvoirs locaux. Pour s’authentifier au Guichet, un agent communal devra également demander des accès au GLS (Gestionnaire local de sécurité) de sa commune.

3. Vous avez des questions à propos de ces applications ?

Depuis 2016, les deux projets eTutelle et Guichet Unique des marchés publics subsidiés ont été rassemblés et sont gérés par la même équipe au sein de la Direction de la Prospective de la DGO5.

Afin d'aider au mieux les utilisateurs des deux applications, un helpdesk a été mis en place au sein de la DGO5 et est accessible par téléphone au 081/32.36.45 ou par mail via etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be ou guichetunique.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be.

L’équipe se tient à la disposition de toute commune qui souhaiterait bénéficier d’une formation personnalisée à l’utilisation de l’outil.

Focus sur la commune

Focus sur la commune - 160 fiches pour une bonne gestion communale

Cette fiche provient de l'ouvrage "Focus sur la commune - 160 fiches pour une bonne gestion communale", véritable outil réalisé en collaboration avec la DG05 pour tout savoir sur la commune, terreau de démocratie, pouvoir le plus proche du citoyen au service duquel, jour apres jour, le mandataire local assume son mandat. Indispensable aux décideurs qui veulent contribuer de façon active à la gestion de leur commune.

» Consultez les différentes fiches ou téléchargez l'ouvrage au format pdf


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Ce document, imprimé le 16-09-2019, provient du site de l'Union des Villes et Communes de Wallonie (www.uvcw.be).
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