Marché constaté sur simple facture acceptée

Septembre 2011
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Qu'est-ce qui doit être fait au minimum pour assurer un dossier correct et légal, lors d'une procédure négociée pour un marché constaté sur simple facture acceptée (montant inférieur à 5.500 euros htva)?

Le marché public est dit "par procédure négociée" lorsque le pouvoir adjudicateur consulte plusieurs entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services de son choix et négocie les conditions du marché avec un ou plusieurs d’entre eux.

L’absence de publicité – pratiquement: d’avis de marché – laisse subsister "si possible", comme le dit la loi, une certaine mise en concurrence, par la consultation de plusieurs soumissionnaires potentiels. Pratiquement, le Conseil d’Etat retient l’obligation de consulter au moins trois soumissionnaires potentiels, peu importe ensuite que l’un ou plusieurs d’entre eux ne donnent pas de suite à l’invitation.

Le marché constaté sur simple facture acceptée (A.R. 8.1.1996, art. 122) constitue ainsi une voie particulièrement souple de passer commande.

Cette possibilité n’est cependant offerte que pour les marchés dont le montant d’attribution ne dépasse pas 5.500 euros HTVA.

Par ailleurs, elle ne dispense ni de consulter au moins trois soumissionnaires potentiels (aucune forme n’est imposée, mais il est néanmoins recommandé d’en garder une trace.. et donc d’éviter le simple appel téléphonique) ni le collège d’arrêter les conditions du marché (pour autant que la dépense relève de la gestion journalière et soit inscrite au budget ordinaire, et que le collège ait reçu pareille délégation du conseil – LPI, art. 33, et NLC, art. 234, al. 2 – dans le cas contraire, cela relève alors de la compétence du conseil).

A cet égard, l’on se souviendra que le Cahier général des charges n’est pas applicable aux marchés constatés sur simple facture acceptée. Ceci fait dire à certains qu’un cahier spécial des charges n’est pas nécessaire. Ce n’est pas complètement vrai; certes, il peut ne pas y avoir de cahier des charges au sens où on l’entend habituellement (clauses administratives, clauses techniques, métré ou inventaire récapitulatif,…), mais il faudra bien indiquer quelque part l’objet et les modalités de la commande!

Il est d’ailleurs souvent question du cahier spécial des charges ou des "documents en tenant lieu". L’article 2, 2°, de l’arrêté royal du 26 septembre 1996, donne ainsi un contenu minimum (mais non limitatif) au cahier spécial des charges ou aux documents en tenant lieu: le pouvoir adjudicateur, l’objet du marché, le mode de passation, le mode de détermination des prix, l’adresse à laquelle les offres doivent être envoyées ou remises et, s’il ne constitue pas un critère d’attribution, le délai d’exécution. En outre, en lien avec diverses dispositions de la loi et de ses arrêtés, plusieurs autres indications peuvent s’avérer nécessaires ou, à tout le moins, opportunes: critères de sélection, critères d’attribution, spécifications techniques et références diverses, délai d’engagement des soumissionnaires, etc.

Pas de formalisme particulier donc, mais de facto un cahier spécial des charges plus ou moins succinct.

En définitive, de manière synthétique, sont nécessaires:

- une décision de principe de l’autorité compétente (conseil ou collège) ainsi que l’arrêt des conditions du marché (soit, de facto, un cahier spécial des charges minimal);

- la consultation d’au moins trois soumissionnaires potentiels (comportant l’objet et les modalités de la commande envisagée, soit le "cahier spécial des charges");

- la (les) facture(s) non contestée(s).

Il convient d'ajouter à cette liste un bon de commande matérialisant celle-ci.

En effet, l’article 56 du règlement général de la comptabilité communale stipule:

"Lorsque les dépenses peuvent être justifiées par une simple facture acceptée, le service intéressé par la dépense effectue toute commande au moyen d’un bon de commande acté dans la comptabilité budgétaire et visé par le collège communal.

Le créancier de la commune doit produire une facture, en double exemplaire, accompagnée du bon de commande et adressée au collège communal."

Aussi, en combinant ces règles de la comptabilité communale avec celles des marchés publics, deux cas de figure peuvent se présenter.

En effet, comme l’a relevé M. Brognon (La réforme du règlement général de la comptabilité communale, in Réforme comptable et nouveaux outils d’analyse financière pour les communes et CPAS wallons, Dexia, 2008, pp. 37-38), "afin de permettre un système de délégation pour résoudre les problèmes de gestion quotidienne, le Gouvernement a introduit une exception [à la compétence de principe du collège] […]. L’intention a […] été clairement de permettre une délégation vers différents responsables de service. Cette possibilité doit […] faire l’objet d’une délibération du collège désignant le ou les responsables de service et balisant le cadre de celle-ci. La mention 'préalablement à son envoi' [suivant les termes 'visé par le collège'] a été volontairement retirée, car son maintien aurait annulé de facto tout intérêt à la délégation. Il n’en reste pas moins que l’obligation de visa du collège a été maintenue, même si, en cas de délégation, elle s’effectue a posteriori!".

Les responsables de service, nommément délégués à cette fin, peuvent donc envoyer des bons de commande qui ne devront être visés par le collège qu’a posteriori.

Encore faut-il cependant qu’un tel engagement d’une dépense repose sur "la loi, […] une convention ou […] une décision unilatérale de l’autorité communale" (RGCC, art. 56, al. 1er).

Autrement dit, un bon de commande qui a pour objet, par exemple, la commande de fournitures en vertu d’un marché déjà conclu, peut être envoyé au fournisseur par le chef de service délégué, lorsque le besoin s’en fait sentir, sans qu’il doive y être préalablement autorisé par le collège.

En revanche, si aucun marché n’est encore conclu et que le bon de commande a justement pour objet une commande unique de fournitures (ou la première commande d’une série qui pourrait suivre, conformément au marché à conclure), le collège – si l’on est à l’ordinaire – doit d’abord délibérer sur le principe même de passer tel marché, sur son mode de passation – en l’occurrence la procédure négociée sans publicité pour un montant inférieur à 5.500 euros HTVA – et sur les conditions de celui-ci. Et c’est également à lui qu’il appartient de désigner l’adjudicataire du marché, après consultation d’au moins trois fournisseurs potentiels. Le bon de commande qui sera envoyé au fournisseur désigné reposera nécessairement sur une décision préalable du collège communal.

C’est donc toujours bien l’autorité, non les services, qui peut passer un marché public. Cela étant, en présence de marchés dits "marchés-stocks" ou encore – justement – "marchés à bons de commande" déjà conclus, l’envoi des bons de commande – correspondant, en matière de comptabilité, à l’engagement d’une dépense – ne doit pas être autorisé par le collège communal, qui en conserve néanmoins la responsabilité (visa a posteriori), l’opportunité de telles commandes étant appréciée par les chefs de service délégués, au gré des besoins.


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