Archivage et TIC: une histoire qui s'écrit

Anne-Marie Vastesaeger - Avril 2008
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L'auteur

Anne-Marie Vastesaeger

Inforum

La gestion des documents est une des matières qui, discrètement, a énormément évolué depuis une dizaine d’années.

Au commencement était… le papier

Les problèmes de classement sont vieux comme le monde. La production de l’imprimerie et de la paperasse a cependant explosé à partir de la fin du XIXe siècle, tant et si bien qu’un belge fut à l’origine du concept de documentation. Paul Otlet, puisque c’est de lui dont il s’agit, écrivit son "Traité de la documentation" [1] en 1934 et créa en 1895 l’Office international de la Bibliographie grâce auquel il mis en place la classification décimale universelle ou CDU[2]. Toujours utilisée dans les bibliothèques à l’heure actuelle, elle avait pour but de recouvrir toutes les connaissances du monde. La CDU a inspiré deux systèmes de classification utilisés actuellement dans les communes wallonnes:
- la Classification décimale nationale (ou CDN) a été élaborée en 1958 par l’Union des Villes et Communes belges et le Ministère de l’Intérieur. La gestion en a été reprise en 1996 par inforum, la banque de données de l’Union des Villes. Elle a été çoncue spécialement pour les pouvoirs locaux et continue d’évoluer avec l’émergence de nouveaux concepts. Elle est dorénavant disponible via publilink et internet avec un moteur de recherche performant (cdn.inforum.be);
- la CDU est également utilisée dans une version spécifiquement belge appelée "système Decasepel" du nom de la firme qui l’a mise sur pied. N’ayant d’universel que le nom, elle n’est pas reconnue par l’Organisation mondiale de Documentation, gardienne de la CDU; elle est commercialisée par la firme Mahu.

Qui dit papier dit archives

Où vont les dossiers qu’on ne peut ou ne veut pas jeter mais qui encombrent? Dans les archives. La nouvelle loi communale prévoyait, en son article 132, que: "Le collège des bourgmestre et échevins veille à la garde des archives, des titres et des registres de l'état civil; il en dresse les inventaires en double expédition, ainsi que des chartes et autres documents anciens de la commune, et empêche qu'aucune pièce ne soit vendue ou distraite du dépôt". Cet article a été repris tel quel par l’article L1123-28 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
La loi du 24 juin 1955 [3] confie une mission de surveillance sur les archives communales aux Archives du Royaume. Ces dernières font des tournées d’inspection et publient des rapports, dans lesquels elles se plaignent régulièrement de la mauvaise tenue des archives communales. La loi de 1955 organise également le dépôt des archives locales aux archives générales du Royaume. Enfin, elle impose que toute destruction de documents soit autorisée par les archives générales.
Pour faciliter ce travail, les Archives du Royaume publient de temps à autre des instructions [4] quant à la durée des tenues des archives.
De nouvelles réglementations sont depuis longtemps en préparation, mais n’ont pas abouti jusqu’à ce jour.

Et vint l’informatique

L’informatique a bouleversé la notion de gestion de documents, dans les firmes privées comme dans les administrations. Le cycle de vie du document papier connaissait une rupture physique entre le document "vivant" (document utilisé régulièrement) et le document "mort" (document archivé parce que plus utile à court terme). Avec la venue de l’informatique, le document reçoit des metadata (ou données qui le décrivent et donnent des informations sur l’auteur, la date de la production, le destinataire, etc.) et son cycle de vie devient linéaire. L’"archivage" bien souvent ne se fait plus, l’informatique étant beaucoup moins limitée en termes de capacité de stockage. Les outils de recherche plus performants permettent également un accès plus facile des documents.

La nouvelle jeunesse de l’archivage

Paradoxalement, l’archivage connaît de par ce fait une nouvelle jeunesse. Le moment où l’acte d’archiver se fait est le moment où l’acte est produit. C’est à cet instant que les metadata sont attribuées. Cependant, les acteurs (fonctionnaires, firmes informatiques, etc.) sont en général peu au fait des particularités de l’archivage. Or, c’est en début de vie, et plus en fin de parcours, que les informations nécessaires sont rassemblées. La fonction de l’archiviste se transforme: il doit mettre en place les référentiels d’archivage utilisés par les producteurs d’information eux-mêmes et s’assurer que ceux-ci le font correctement. Par ailleurs, l’accès aux archives est amené à changer dans les années à venir. Lorsque l’archivage s’inscrit dans un continuum, comment gérer les questions de consultation, de respect de la vie privée, etc.? … Voilà autant de questions pour lesquelles le know-how archivistique sera d’un grand secours.

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  1. [Remonter] P. Otlet, Traité de la documentation. Le livre sur le livre. Théorie et pratique, 1934, réimprimé en 1989 par les éditions CLPCF à Liège.
  2. [Remonter] Pour la petite histoire, Paul Otlet est aussi à la base de la création du Mondaneum, de la Société des Nations et soutint la création de l’Union des Villes et Communes belges!
  3. [Remonter] M.B. 12.8.1955, inforum doc. n° 26674.
  4. [Remonter] Cf. la liste dans l’autre article.

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