REACT-EU - Opérationnalisation – 10 octobre

Le 26 août, l’Aviq a communiqué par courriel sur la phase d’opérationnalisation du programme européen REACT-EU pour lequel une manifestation d’intérêt était attendue  dans le courant du mois de décembre.   https://www.uvcw.be/aines/actus/art-6966

Dès le 7 septembre, la personne dont le NISS a été transmis suite à la récolte d’information lancée dernièrement pourra se connecter au formulaire sur la plateforme PLASMA (la procédure de connexion sera jointe au mail vous informant de la mise à disposition du formulaire). Il est important de préciser que seule cette personne pourra accéder au formulaire. Si aucun NISS n’a été communiqué pour votre institution, je vous invite à nous contacter au plus vite à l’adresse appel.react@aviq.be

Ce formulaire vous permettra de confirmer les investissements pour lesquels vous souhaitez une prise en charge financière dans le cadre de ce programme. Il vous sera également possible de télécharger les documents probants dont vous disposez déjà dans le cadre de ces investissements (voir listing ci-dessous). Le formulaire sera accessible jusqu’au 10 octobre.

Après cette date et après analyse des demandes déposées, vous recevrez un arrêté d’octroi de subvention qui précisera les acquisitions et/ou projets retenus ainsi que le montant total alloué pour votre institution.

Pour votre bonne information et afin de vous permettre de mieux cibler vos demandes, les montants qui seraient alloués sont approximativement de 610 € par lit agréé pour les MR/MRS.

Pour une bonne compréhension des mécanismes de l’opérationnalisation, voici un rappel des règles qui s’appliquent à ce programme :

1/ Pour être éligibles, les dépenses doivent être effectuées par l’AVIQ entre le 1^er février 2020 et le 31 décembre 2023. Pour être parfaitement clair, tous les travaux et achats dont vous souhaitez une prise en charge via REACT doivent être terminés et payés au plus tard le 31 octobre 2023. L’AVIQ a jusqu’au 31 décembre 2023 pour verser les subventions.

- Pour être éligibles, les dépenses doivent être effectuées dans le strict respect de la réglementation portant sur les marchés publics. L’AVIQ effectuera un contrôle des procédures et documents utilisés tant pour la passation que pour l’attribution et l’exécution des marchés publics, et ce pour chaque acquisition et/ou marché de travaux. Pour votre facilité, des documents types sont disponibles sur le Portail des marchés publics (-> pouvoir adjudicateur->outils). Toute dépense ne se conformant pas à la réglementation sur les marchés publics sera considérée comme non éligible et ne sera pas prise en compte pour le versement de la subvention.

- Les opérateurs qui le souhaitent pourront procéder à l’entièreté des procédures de leurs marchés publics sans qu’il y ait de validation intermédiaire de l’Agence. J’attire toutefois votre attention sur le fait que la totalité de la procédure sera vérifiée (tant passation qu’attribution et exécution) et que tout manquement à la réglementation sur les marchés publics sera sanctionné par un refus de prise en charge de la dépense.

2/ Sont éligibles :

a. Pour les MR/MRS

- Acquisition de matériel :

1. Appareils de désinfection des chambres

2. Oxyconcentrateurs

3. Appareils d’assainissement de l'air

4.  Détecteur CO2

5. Ventilation/traitement air

- Travaux d’infrastructure :

1. Aménagement accueil

2. Aménagement espace détente

Le 21 septembre, à la demande de la Fédération des CPAS, l’Aviq en la personne de Valérie Bernard a apporté les compléments ci-dessous dans deux courriels.

« Par travaux d’infrastructure, il doit être entendu des investissements de type rénovation, cloisonnement, décloisonnement, nouveau comptoir d’accueil vitré pour séparer le personnel des visiteurs …. L’objectif de la séparation des flux est de créer des flux entrants et sortants et éviter le mélange des publics (par exemple, si les résidents doivent traverser le hall pour se rendre dans la salle à manger, faire en sorte qu’ils ne soient pas mélangés aux visiteurs…)

Pour l’instant, les demandes que j’ai reçues et pour lesquelles j’ai rendu un avis négatif ne rentraient pas dans les catégories et descriptions reprises ci-dessus.

Voici quelques exemples :

- Installation d’un téléviseur pour diffuser des informations 

- Acquisition d’un kicker, table de ping-pong, fauteuil massant, lunettes PSIO

- Remplacement de la porte d’entrée par une porte automatique

- Acquisition de vélos d’appartement avec écran faisant défiler un paysage

- Parcours de revalidation extérieur

- Prise en charge via le programme REACT de l’accueil dans le cadre de la construction d’une nouvelle MR financée par le papyboom »

« Le cadre de financement pour ce programme n’est absolument pas calqué sur les principes de financements pratiqués habituellement en maison de repos. Nous nous basons sur l’arrêté de financement de ce programme, qui ne reprend pas le mobilier. Tous les dossiers sont traités de la même manière, qu’il s’agisse d’hôpitaux ou de maisons de repos. » 

Dans le listing repris ci-dessus, , les conditions suivantes sont à respecter :

- Les appareils d’assainissement d’air doivent impérativement être repris dans la liste des appareils agréés par le SPF Santé Publique ( https://www.health.belgium.be/fr/list-des-produits-de-ventilation-purification-contre-la-covid-19-controles-et-autorises)

- Les éléments repris sous le point ii) font bien référence à des travaux d’infrastructure, les frais liés à l’équipement des locaux (mobilier, téléviseurs...) ne sont pas éligibles. Les aménagements extérieurs (type terrasse, zone fumeur…) ne sont pas éligibles.

3/ L’opérateur s’engage à ne pas solliciter d’autres sources de financement que le programme REACT pour les acquisitions et/ou travaux. Ces dépenses ne peuvent donc être prises en charge ou complétées par un projet repris dans le plan Papyboom, un projet du plan de construction hospitalier ou toute autre source de financement. Un modèle de déclaration sur l’honneur qu’il conviendra de nous renvoyer dûment complétée et signée sera joint à l’arrêté d’octroi de subvention.

4/ Liste des documents à fournir afin de vérifier l’éligibilité des dépenses :

a. Pour les acquisitions :

- Lors de l’encodage du formulaire :

1. Dans le cas où la dépense est déjà effectuée : les demandes de prix envoyées aux fournisseurs (ou avis de marché, le cas échéant), les cahiers des charges ou descriptions techniques, les offres des fournisseurs, la décision d’attribution, le bon de commande, le bon de livraison, la facture, la preuve de paiement, le numéro d’imputation comptable

2.  Dans le cas où la dépense est à effectuer : si possible les documents qui seront utilisés pour la passation des marchés.

- Après réception de l’arrêté d’octroi de subvention si vous souhaitez une validation préalable de l’Agence:

1. Avant la passation des marchés : une estimation de la dépense, les courriers de demandes de prix et/ou avis de marché le cas échéant, les cahiers de charges (le cas échéant) ou descriptions techniques, la validation par les instances de l’opérateur de la procédure de marché public

2. Ensuite : les offres reçues, la décision d’attribution du marché, la validation par les instances de l’opérateur de la décision d’attribution, le bon de commande, le bon de livraison, la facture, la preuve de paiement, le numéro d’imputation comptable accompagnés d’une déclaration de créance (dont le modèle vous sera fourni)

- Après réception de l’arrêté d’octroi de subvention si vous ne souhaitez pas une validation préalable de l’Agence :

Il vous est demandé de fournir la totalité des documents repris aux point 1 et 2 ci-dessus lors de la demande de prise en charge de la dépense. Toute dépense ne se conformant pas à la réglementation sur les marchés publics sera considérée comme non éligible et ne sera pas prise en compte pour le versement de la subvention.

b. Pour les travaux d’infrastructures :

- Lors de l’encodage du formulaire :

1. Dans le cas où la dépense est déjà effectuée : les demandes de prix envoyées aux entreprises (ou avis de marché), les cahiers des charges ou descriptions techniques, les offres des entreprises, la décision d’attribution, le bon de commande, les états d’avancement, la facture associée à chacun, la preuve de paiement, le numéro d’imputation comptable, le PV de réception provisoire.

2. Dans le cas où la dépense est à effectuer : si possible les documents qui seront utilisés pour la passation des marchés. S’il ne vous est pas possible de fournir les documents de marché, il vous est demandé de joindre un mémoire explicatif des travaux envisagés afin d’évaluer l’éligibilité des dépenses liées à ceux-ci.

- Après réception de l’arrêté d’octroi de subvention si vous souhaitez une validation préalable de l’Agence :

1. Avant la passation des marchés : une estimation du marché, les courriers de demandes de prix et/ou avis de marché le cas échéant, les cahiers de charges (le cas échéant) ou descriptions techniques, la validation par les instances de l’opérateur de la procédure de marché public

2. Ensuite : les offres reçues, la décision d’attribution du marché, la validation par les instances de l’opérateur de la décision d’attribution, le bon de commande, les états d’avancement, la facture associée à chacun, la preuve de paiement, le numéro d’imputation comptable, le PV de réception provisoire accompagnés d’une déclaration de créance (dont le modèle vous sera fourni)

- Après réception de l’arrêté d’octroi de subvention si vous ne souhaitez pas une validation préalable de l’Agence :

Il vous est demandé de fournir la totalité des documents repris aux points 1 et 2 ci-dessus lors de la demande de prise en charge de la dépense. Toute dépense ne se conformant pas à la réglementation sur les marchés publics sera considérée comme non éligible et ne sera pas prise en compte pour le versement de la subvention.

Pour toute question et/ou contact utile, je vous invite à envoyer un mail à appel.react@aviq.be.