Comment veiller au respect de la réglementation RGPD dans vos contrats et conventions ?

Cette formation questionnera le respect du RGPD dans le cadre des relations contractuelles entre une entité publique et ses cocontractants : sous-traitants ou conjoints. La formation présentera différentes clauses qui précisent clairement les obligations liées au traitement des données à caractère personnel par chacun des cocontractants et assurent le respect du droit des personnes concernées.

Nous verrons notamment comment compléter et le cas échéant adapter les clauses types élaborées par l’UVCW dans vos cahiers des charges (pour la relation de sous-traitance). Enfin, notre réflexion ne se limitera pas aux seuls contrats fixés par les marchés publics mais questionnera aussi la responsabilité conjointe des cocontractants dans le cadre de conventions.

Objectifs

A l’issue de cette formation, vous serez en mesure :

• d'identifier les obligations qu’impose le RGPD à la sous-traitance ou à la responsabilité conjointe de données à caractère personnel ;
• d'identifier les droits et devoirs de chacun des intervenants (responsable de traitement/autorité publique, sous-traitant/adjudicataire ou responsable conjoint/adjudicataire, sous-traitant ultérieur) ;
• d'intégrer des clauses RGPD dans vos conventions et contrats.

Prérequis

Cette formation est un module à destination de praticiens. Elle nécessite que vous maitrisiez les notions vues lors de la formation "La gestion des données à caractère personnel : obligations et enjeux pour les administrations locales" et "Clés pour comprendre les marchés publics".

Formateur(s) / Intervenant(s)

Fanny COTON ou Alexandre CRUQUENAIRE (Avocat.e – Lexing)

Marie-Laure VAN RILLAER (Conseiller expert – UVCW)

Programme

• Identification des différents rôles :
  • Comment identifier le rôle des cocontractants de l’entité publique : sous-traitant, responsable conjoint ou responsable de traitement distinct ?
• Cadre contractuel
  • Conséquences des différents rôles sur les contrats/marchés publics ?
  • Quels sont les problèmes fréquemment rencontrés lors de la négociation des DPA ?
  • Jusqu’où détailler les Data Procession Agréments ?
  • Comment adapter et compléter les clauses types du RGPD dans les cahiers des charges ?
  • Recommandations concernant la rédaction de ces clauses
• Transferts de données hors UE
  • Position du problème
  • A partir de quand y a-t-il un transfert hors UE ?
  • Clauses types pour les transferts hors UE de la Commission européenne
• Pendant l’exécution des contrats
  • Audits, comment les mettre en œuvre ? Par qui ? A quelle fréquence ? Qui paie ?
  • Quelles sont les répercussions pour le responsable du traitement s'il ne réalise pas d'audit ?
• Quelles sont les possibilités de changer de prestataire en cas de manquement au RGPD ?
  • Clauses à prévoir pour faciliter la sortie d’un contrat