BUREAUTIQUE - NUMERIQUE : Implémenter SharePoint - Enjeux, plus-values et risques

Vos documents, sécurisés et accessibles partout ! Apprenez à utiliser SharePoint et OneDrive pour un travail collaboratif en toute sérénité.

Contenu

1. Introduction – objectifs de la journée

• Tour de table pour cerner les attentes, contextes et niveaux de maturité numérique
• Mise en contexte : transformation numérique dans les administrations publiques locales

2. Qu’est-ce que SharePoint ?

• Définition, rôle dans Microsoft 365, articulation avec OneDrive, Teams, Outlook
• Écosystème des sites d’équipe, sites de communication, bibliothèques de documents
• Fonctionnalités clés pour les usages administratifs : intranet, gestion documentaire, collaboration, workflows

3. Cas d’usages et démonstration

• Présentation de cas concrets d’utilisation dans des CPAS ou administrations locales
• Gestion documentaire, partage interservices, intranet collaboratif, formulaires internes

4. Analyse stratégique d’une adoption

• Bénéfices potentiels (collaboration, centralisation, traçabilité…)
• Contraintes et obstacles : inertie organisationnelle, coûts directs et indirects, accompagnement du changement.
• Facteurs de réussite : gouvernance, implication de l’IT, accompagnement des utilisateurs.
  Possibilité de projets pilotes avant déploiement global.

5. Enjeux RGPD et sécurité

• Où vont les données ? Quelles responsabilités pour l’autorité publique ?
• Qui a accès à quoi ? Gestion des autorisations, journalisation, conservation
• Risques associés à une mauvaise implémentation

6. Alternative à SharePoint

• Maintien des outils existants ?
• Solutions alternatives (Nextcloud, Google Workspace, autres plateformes collaboratives)
• Stratégies progressives : usages limités, déploiement phasé, critères d’activation d’un projet futur

7. Clôture

• Q&R et recommandations personnalisées selon contexte des participant·e·s

Objectifs

À l’issue de la formation, les participant·e·s seront capables de :

• Comprendre le rôle et le positionnement de SharePoint dans Microsoft 365
• Évaluer les bénéfices, contraintes, coûts et implications de son adoption
• Cerner les enjeux liés à la sécurité, au RGPD et à la gouvernance des données
• Identifier les conditions de réussite d’un déploiement, notamment via un projet pilote
• Amener une réflexion stratégique structurée

Méthodologie

Méthodes pédagogiques participatives et illustratives :

• Exposés interactifs : présentation structurée des enjeux numériques et du positionnement de SharePoint dans Microsoft 365.
• Illustrations concrètes : démonstrations et exemples pratiques issus de l’expérience du secteur public.
• Échanges et discussions : temps de dialogue avec les participants pour confronter les réalités de terrain et partager des retours d’expérience.
• Conseils personnalisés : recommandations adaptées aux besoins spécifiques de chaque organisation, notamment en matière de sécurité, RGPD et gouvernance des données.

Public cible

Cette formation est destinée aux :

• Décideurs stratégiques

• Chefs de service

• Responsables informatiques

• DPO internes (Délégués à la protection des données)

Formateur(s) / Intervenant(s)

Le Guichet du Numérique

Informations pratiques

• Chaque participant.e doit être en possession d’un ordinateur avec connexion internet. Un nombre limité d'ordinateurs peut être mis à disposition sur demande.

Prérequis techniques obligatoires !

• Pour pouvoir participer activement à cette formation, chaque participant doit disposer d’un abonnement Microsoft 365 Copilot (anciennement Microsoft Office 365), incluant un compte Exchange Online, et donc avoir au minimum accès à la version en ligne du nouvel Outlook.

• Attention : Les versions d’Office (2016, 2019, etc.) ainsi que Outlook Web (version gratuite ou familiale) ne sont pas compatibles avec les fonctionnalités abordées pendant la formation.

Support

• Un support numérique (PDF) et des liens vers des ressources complémentaires seront fournis.