Réunions à distance des organes des pouvoirs locaux et paralocaux – Pérennisation

Les lignes directrices des nouvelles dispositions du Code de la démocratie locale et de la décentralisation et de la Loi organique des CPAS relatives aux réunions en visioconférence

• Dans le cadre des mesures COVID-19 en Région wallonne, la tenue des organes des pouvoirs locaux et paralocaux de manière virtuelle en visioconférence est autorisée par des décrets jusqu’au 30 septembre 2021.
• À dater du 1^er octobre 2021, ces mesures liées à la crise sanitaire seront remplacées par des nouvelles dispositions du Code de la démocratie locale et de la décentralisation et de la loi organique des CPAS qui organisent de façon pérenne les réunions en visioconférence. 
• Le régime des réunions physiques reste la règle et les réunions virtuelles demeurent un régime supplétif.
• Les lignes directrices de ce nouveau dispositif se fondent sur différentes distinctions entre différentes catégories de situations d’une part et différentes catégories d’instances d’autre part.

Distinction entre situation extraordinaire et situation ordinaire

La situation extraordinaire est une situation de crise déclenchée par l’autorité compétente conformément à l’arrêté royal du 22 mai 2019 relatif à la planification d’urgence et à la gestion de situation d’urgence à l’échelon communal, provincial ou fédéral.

 La situation ordinaire vise tous les autres cas.

Réunions à distance en visioconférence des instances législatives et des assemblées générales

• En situation ordinaire : pour les conseils communaux et provinciaux, les AG d’intercommunales, les conseils de l’action sociale, les comités spéciaux et les AG des associations Chapitre XII, les réunions se tiennent uniquement en présentiel.
• En situation extraordinaire : les réunions peuvent se tenir à distance.
• À l’exception de : les points relatifs à la situation disciplinaire de membres du personnel et les dossiers nécessitant l’audition de personnes extérieures dans le cadre d’un contentieux. 

Ces points ne peuvent faire l’objet d’une discussion ou d’un vote en visioconférence sauf si l’autorité est tenue de respecter un délai de rigueur.

Réunions à distance en visioconférence de certains organes exécutifs

• En situation ordinaire : pour certains organes exécutifs (collège communal, organe de gestion de la RCA/RPA, comité de gestion de l’association de projet, bureau exécutif de l’intercommunale, comité de rémunération, organe restreint de gestion de l’intercommunale, comité d’audit, collège provincial, bureau permanent du CPAS, comité d’audit de l’association Chapitre XII et le comité de concertation visé à l’article 26, §2 de la LO des CPAS), dans 20 % des cas maximum, les réunions peuvent se tenir à distance en visioconférence.
• En situation extraordinaire : les réunions des organes exécutifs mentionnés ci-avant, auxquels s’ajoutent l’organe de gestion de l’intercommunale (le conseil d’administration) et le conseil d’administration de l’association Chapitre XII peuvent se tenir à distance (sans application de la limite de 20 %).
• À l’exception des points suivants qui ne peuvent faire l’objet d’une discussion ou d’un vote en visioconférence :
  •  les points relatifs à la situation disciplinaire de membres du personnel ;
  • les dossiers nécessitant l’audition de personnes extérieures dans le cadre d’un contentieux ;
  • le plan stratégique ;
  • les décisions relatives à la stratégie financière ;
  • les dispositions générales en matière de personnel ;
  • les règles particulières applicables à la fonction dirigeante locale ;
  • les budgets et comptes ;

 A moins que dans le cas d’un dossier disciplinaire ou nécessitant l’audition de personnes extérieures, l’autorité soit tenue de respecter un délai de rigueur.

Garanties relatives au respect des principes démocratiques consacrés par le Code de la démocratie locale et la loi organique des CPAS

La tenue des réunions à distance doit s’inscrire dans le strict respect des principes démocratiques consacrés par le CDLD, singulièrement ceux relatifs :

• au respect de la publicité des débats ;
• à la prise de parole des membres ;
• à la délibération ;
• à la possibilité d’échange de vues au travers de prises de parole et de questions/réponses ;
• au respect de la possibilité de garantir l’exercice du droit d’interpellation visée aux articles L1122-14 et L2212-29 CDLD ;
• à l’expression des votes.

Pour les CPAS, les principes démocratiques suivants doivent également être assurés :

• le respect du secret professionnel ;
• le respect de la non-publicité des débats ;
• la prise de parole des membres ;
• les principes relatifs à la délibération ;
• les principes relatifs à la possibilité d’échange de vues au travers de prises de parole ;
• les principes relatifs à l’expression des votes.

Appréciation de cette réforme pour le moins frileuse des réunions à distance des organes

• Pour les instances législatives et les assemblées générales, la possibilité d’organiser des réunions à distance sous la forme de visioconférence est limitée à des situations de crise exceptionnelles régies par l’arrêté royal du 29 mai 2019.
• La possibilité réservée à certains organes exécutifs d’organiser 20 % des réunions en situation ordinaire sous la forme de visioconférences ne vaut que pour certaines instances.
• L’exposé des motifs n’explique pas pourquoi de telles réunions à distance ne peuvent être organisées en situation ordinaire pour le conseil d’administration d’une intercommunale ou d’une association Chapitre XII.
• La liste des points qui ne peuvent faire l’objet d’une discussion ou d’un vote en visioconférence (mesures disciplinaires, plan stratégique, stratégie financière, budget et comptes …) est telle qu’il reste en réalité fort peu de cas dans lesquels l’instance pourra organiser un débat à distance.
• Des réunions mixtes (à savoir à la fois en présentiel pour certains participants et à distance pour d’autres) ne sont pas autorisées. Or, c’est bien un des avantages essentiels de la visioconférence de permettre à un mandataire de se rendre plus facilement disponible en dépit d’une situation particulière (impossibilité de se déplacer, problème de santé qui n’empêche pas de participer à la réunion, voyage professionnel…).
• Les modalités « techniques » des réunions en visioconférence devraient être clarifiées par l’AGW arrêtant les modalités d’exécution des décrets du 15 juillet 2021 :
  • L’anonymisation des votes au scrutin secret prévue par le CDLD avait été confiée dans le décret du 1^er octobre 2020 au DG de la commune.
    Dans l’attente d’un logiciel de vote à distance, ce système devrait être repris par l’AGW d’exécution;
  • Les séances en virtuel des AG des intercommunales restent problématiques même si le système du mandat impératif a été repris : en cas de réunion à distance, une délibération du conseil communal, provincial ou de CPAS sur chaque point à l’ordre du jour conformément à l’article L1523-12, §1, est obligatoire. 
    Cependant, qu’en est-il de la possibilité ou non pour les délégués, même dans cette hypothèse, de participer à l’AG virtuelle ?
    Lors des assemblées générales ordinaires des intercommunales qui ont eu lieu durant la crise de la Covid-19, des problèmes pratiques se sont posés notamment la question de savoir si plusieurs délégués pouvaient participer à l’AGO en l’absence d’une décision du conseil communal décidant formellement de ne pas être physiquement représenté.

• Ces règles qui restreignent de façon plus contraignante que le Code des sociétés et des associations les réunions à distance des organes ne s’appliquent qu’aux organismes locaux et paralocaux visés par les décrets du 15 juillet 2021.
• Ces contraintes particulières ne s’imposent donc pas notamment aux ASBL communales ou pluricommunales et aux sociétés de logement de service public ou encore aux sociétés coopératives dans le secteur de l’énergie auxquelles les communes participent.