Comment traiter les demandes de permis en cas de grève de la poste ?

Dans le contexte de la récente grève de la poste, de nombreuses interrogations nous ont été posées quant au traitement des demandes de permis d’urbanisme et aux effets d’une telle interruption de service sur la régularité des procédures ainsi que sur la légalité des permis délivrés.

Rédigé en collaboration avec le SPW, le présent article vise à apporter des réponses claires aux questions qui nous ont été le plus fréquemment adressées. Il a également pour objectif de constituer un outil de référence en cas de nouvelle grève de la poste.

1° Au niveau de la participation du public (annonce de projet ou enquête publique)

a) L’annonce de projet

L’article D.VIII.6 du CoDT prévoit que l’annonce de projet s’effectue exclusivement par l’apposition d’un avis indiquant qu’une demande de permis ou de certificat d’urbanisme n°2 a été introduite. Cet avis est affiché par le demandeur. Dans ce cadre, si l’envoi des affiches au demandeur n’est pas envisageable par le biais de la poste, il pourrait être sollicité du demandeur, éventuellement au sein de l’accusé de réception, qu’il vienne les chercher directement à l’administration.

Des mesures individuelles d’annonce ne sont pas prévues, de sorte qu’en principe, il ne devrait pas y avoir de difficultés à ce stade.

En ce qui concerne la communication des réclamations/observations, l’article précité prévoit que ces dernières doivent être « adressées » (et non « envoyées ») au collège communal pendant la période de quinze jours déterminée dans l’avis. Les modalités de transmission ne sont toutefois pas précisées.

Il en résulte que, a priori, les réclamations peuvent être valablement transmises par des moyens autres que le courrier postal, notamment par voie électronique ou par dépôt direct, ce qui limite l’impact d’une grève de la poste à ce stade de la procédure. A cet égard, la circulaire du Ministre Di Antonio relative à la procédure d’enquête publique et à la procédure d’annonce de projet indique, en ce qui concerne les réclamations introduites dans le cadre d’une annonce de projet, que (p.17) :

« il n’est prévu aucun formalisme particulier dans l’article D.VIII.6 du CoDT. L’annexe 25 vise le courrier ordinaire et, à titre facultatif pour la commune, le courrier électronique, mais le contenu de l’annexe est un contenu minimum : il n’est donc pas exclu de proposer un dépôt en main propre, par exemple. Un envoi par recommandé est acceptable ».

b) L’enquête publique

L’article D.VIII.11 du CoDT impose à l’administration d’envoyer individuellement aux propriétaires et occupants des immeubles situés dans un rayon de cinquante mètres un avis relatif à l’introduction de la demande et à la tenue de l’enquête publique. Lorsque ces personnes ont communiqué une adresse électronique à des fins de notification, l’envoi peut s’effectuer par ce biais.

En cas de grève de la poste, il existe un risque que ces courriers parviennent tardivement à leurs destinataires, empêchant ceux?ci de formuler leurs observations/réclamations dans les délais impartis.

L’article D.VIII.19, alinéa 1^er, du CoDT prévoit que les réclamations et observations sont :

• « envoyées » avant la clôture de l'enquête ou le jour de la séance de clôture par télécopie, par courrier électronique à l'adresse définie par la commune à cet effet, par tout autre support informatique mis à disposition par la commune, par courrier ordinaire ;
• ou remises au conseiller en aménagement du territoire et en urbanisme, au conseiller en environnement, au collège communal ou à l'agent communal désigné à cette fin.

Ainsi, pour ce qui concerne l’enquête publique, c’est bien l’envoi et non la réception d’une réclamation dans le délai qui conditionne sa recevabilité. Par ailleurs, différentes modalités d’envoi et de dépôt sont prévues par le Code. Il est donc possible d’envoyer sa réclamation par d’autres biais que par le courrier postal, ce qui limite l’impact d’une grève de la poste à ce stade de la procédure.

c) Le sort des réclamations tardives

Ceci étant dit, tant pour l’annonce de projet que pour l’enquête publique, la question se pose de savoir comment traiter une réclamation/observation qui aurait été envoyée ou remise de manière tardive, suite à une grève de la poste.

Le Conseil d’État a déjà jugé, notamment, que :

• le fait qu’une réclamation soit communiquée en dehors de l’organisation d’une mesure particulière de publicité ne suffit pas à l’écarter sans autre motivation, lorsqu’elle contient des éléments techniques pertinents pour l’analyse de la demande (C.E., arrêt n° 236.543 du 25 novembre 2016) ;
• Même en l’absence d’enquête publique, l’autorité doit, en bonne administration, tenir compte des réclamations spontanées pertinentes introduites à un moment où il est encore possible d’en tenir compte (C.E., arrêt n° 236.023 du 6 octobre 2016).

Lorsqu’une réclamation est tardive mais peut encore être prise en compte avant la prise de décision, il apparaît juridiquement plus prudent, au regard de cette jurisprudence et de l’obligation d’assurer l’effet utile des mesures particulières de publicité, de l’examiner et de motiver expressément les raisons pour lesquelles elle est ou non retenue dans la décision.

En revanche, lorsqu’une réclamation parvient à l’autorité compétente alors que le permis a déjà été délivré, un risque quant à la légalité du permis existe.

La participation du public constitue, en effet, une formalité substantielle. Une méconnaissance des mesures particulières de publicité peut entraîner l’irrégularité de l’acte et donc son annulation en cas de recours, à condition que le requérant démontre :

• Soit que l'insuffisance de ces mesures lui a causé personnellement grief, en l'empêchant de formuler ses observations valablement et en connaissance de cause ;
• Soit que l’autorité ne s’est pas prononcée en pleine connaissance de cause.

À ce jour et sauf erreur de notre part, aucune jurisprudence spécifique du Conseil d’État ne traite explicitement des conséquences d’une grève de la poste sur la validité des mesures particulières de publicité.

Si une réclamation parvient après la délivrance du permis et contient des éléments pertinents qui n’ont pas été pris en compte dans la motivation, il nous semble qu’un retrait du permis doit être envisagé.

2° Au niveau des demandes d'avis et de leur réception 

Certaines instances d'avis refusent de recevoir les demandes d’avis par mail ou d'envoyer leur avis par mail. Il est donc possible que leur avis arrive hors délai, avec le risque que l'autorité compétente ne saura pas les prendre en compte dans le cadre de sa décision.

a) La communication avec les instances d’avis

Il est essentiel de sensibiliser les instances d’avis et les autorités concernées à la nécessité, en cas de grève, de doubler systématiquement les envois postaux par un envoi électronique.

b) Les avis tardifs

L’article D.IV.37, alinéa 1er, du CoDT prévoit que " à défaut d’envoi de l’avis dans le délai imparti, la procédure peut être poursuivie."

L'avis n'est donc plus réputé favorable par défaut (l'avis réputé favorable pesait en faveur du projet, alors qu'aujourd'hui, l'absence d'avis n'aura plus le même poids). Au terme du délai de trente jours, la procédure se poursuit que l'instance consultée ait rendu son avis ou non. Si elle rend son avis hors délai, cet avis pourra être pris en compte par l'autorité compétente[1].

Si un avis parvient à l’autorité compétente alors qu’elle a déjà délivré le permis et que cet avis est défavorable et contient des éléments remettant en cause l’octroi du permis, sans que le permis ait été motivé à cet égard, il nous semble qu’un retrait dudit permis doit être envisagé.

 3° Au niveau des plans modificatifs

L’article D.IV.42 du CoDT prévoit que le demandeur peut envoyer un courrier par lequel il informe le collège et le fonctionnaire délégué de son intention de déposer des plans modificatifs au plus tard dix jours avant l'échéance du délai dans lequel l'autorité compétente envoie sa décision. 

Dans le cadre d’une grève de la poste, il se peut que le collège ou le fonctionnaire délégué ne reçoive pas à temps cette information et délivre le permis sans prendre en compte cette dernière.

Pour pallier cela, il conviendrait de communiquer avec les demandeurs de permis sur la nécessité de doubler cet envoi par un mail pour informer l’autorité compétente (avec preuve de l’envoi par courrier postal dans le mail).

4° Au niveau de la décision

L’article D.IV.46 du CoDT prévoit que « La décision du collège communal octroyant ou refusant le permis ou délivrant le certificat d’urbanisme n° 2 est envoyée au demandeur dans les délais suivants (…) ». C’est donc bien l’envoi qui doit être réalisé dans le délai prévu par cet article.

Le respect de cette disposition ne pose donc, a priori, pas de difficultés en cas de grève de la poste, pour autant que l’envoi soit effectivement réalisé dans les délais requis.

[1] Voici ce qu'indique l'exposé des motifs à cet égard :"Il est précisé qu’à ce jour, le CoDT répute favorable par défaut tous les avis sollicités, à l’exception de celui de la Commission royale des Monuments sites et fouilles. La proposition vise donc à aligner les effets du silence de la Commission sur ceux du silence de toute autre instance consultée. (...)

En l’espèce, la proposition n’interdit nullement la prise en considération d’avis tardif de telle sorte que, si l’instance ne peut pas rendre un avis dans le délai (malgré que celui-ci soit de rigueur) mais qu’elle entend que soit pris en considération ses observations sur le projet (pour nuancer ou contredire la fiction de l’avis réputé favorable par défaut), elle a la possibilité de le faire. La fiction du caractère favorable est ainsi suffisamment compensée et constitue un contre-poids à la possibilité pour l’instance d’influencer le processus décisionnel malgré le non-respect du délai de rigueur."