Les archives

Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel (donc tant en format papier qu’en format électronique), produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.

Une administration locale est donc un important producteur d’archives. Or, une bonne gestion[1] de celles-ci est importante à plus d’un titre :

• garder des traces est capital pour la gestion d’un organisme et pour son bon fonctionnement. Il faut pouvoir assurer la continuité de l’action administrative et informer correctement les gestionnaires, collaborateurs et usagers. La gestion des archives participe donc à la gestion des connaissances au sein de l’organisation (ex. : les procès-verbaux des réunions des directeurs d’un organisme, les plans d’un bâtiment en vue d’une rénovation) ;
• une archive dispose, dans certains cas, d’une valeur probante. Ces documents doivent alors être conservés en vue de prouver des droits éventuels, de démontrer que des obligations ont été remplies, et de justifier les actions vis-à-vis du politique et du citoyen (ex. : titre de propriété, arrêté de nomination, etc.) ;
• les archives constituent un outil historique capital. Elles forment le patrimoine culturel et l’identité de toute institution ;
• les archives jouent un rôle d’information du citoyen dans le cadre de la publicité de l’administration et sont essentielles à la bonne gouvernance.

L’article L1123-28 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation en Région wallonne dispose que « Le collège communal veille à la garde des archives et des titres ; il en dresse les inventaires en double expédition, ainsi que des chartes et autres documents anciens de la commune, et empêche qu’aucune pièce ne soit vendue ou distraite du dépôt »[2]. L’article 45, par. 1^er, de la loi organique des CPAS prévoit que « Sous le contrôle du président du conseil de l’action sociale, le directeur général (…) a la garde des archives. »

En pratique, c’est au collège de prendre les décisions et au directeur général, aidé ou non par un(e) archiviste[3], de faire en sorte que ces mesures (lieu de conservation, moyens financiérs, personnel, etc.) soient appliquées[4]. Cela implique que les dossiers et archives, qui se trouvent encore dans les services, soient soignés et gérés selon les règles fixées. Des règles et directives en matière de gestion des documents actuels et les principes selon lesquels les documents transférés vers un lieu de conservation sont conservés et consultés doivent être décidés.

Les documents créés et reçus par les administrations publiques sont soumis à la loi sur les archives du 24 juin 1955[5] et ses arrêtés[6] d’application. Cela implique notamment que les documents doivent être conservés dans des conditions appropriées et être accessibles. Il faut veiller à ce qu’aucun document ne puisse être aliéné, et que ceux qui doivent être conservés de façon permanente soient transférés à un service d’archives.

La loi du 24 juin 1955 relative aux archives prévoit en son article 5 que les autorités (communes et établissements publics qui sont soumis au contrôle ou à la surveillance administrative des Archives de l’État) « ne pourront procéder à la destruction de documents sans avoir obtenu l’autorité de l’archiviste général du Royaume ou de ses délégués ». L’article 6 prévoit quant à lui que « les documents détenus par ces autorités sont sous la surveillance de l’archiviste général du Royaume ou de ses délégués. Le Roi détermine la manière dont cette surveillance doit être exercée. »

Ces principes sont également applicables pour l’archivage digital. Le Digital Act du 21 juillet 2016[7] confère aux services et aux documents électroniques sauvegardés en respectant certaines conditions la même valeur juridique qu'à leur équivalent papier ou physique et permet l'utilisation de plusieurs 'services de confiance électroniques' : l'envoi recommandé électronique, l’archivage électronique, le cachet électronique, la signature électronique, l'horodatage électronique et l'authentification de sites web. Ces services peuvent être qualifiés ou non. Lorsque la mise en œuvre de cette loi sera pleinement opérationnelle et que les autorités certifiantes seront connues, cette loi permettra d’organiser un archivage digital de qualité. Signalons la parution le 16 avril 2019 de l’arrêté royal du 29 mars 2019 fixant les numéros de référence des normes applicables au service d’archivage électronique qualifié.

Archives et RGPD

Par le biais de la circulaire 1/19-4500[8], les Archives de l'Etat insistent sur le fait que la loi sur les archives du 24 juin 1955 reste d'application sans exception aucune, et également à la lumière du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Archivage des dossiers du casier judiciaire communal[9]

À partir du 1^er octobre 2018, les administrations communales délivrent aux citoyens des extraits de casier judiciaire sur la base des données contenues dans le Casier judiciaire central, via l'application CJCS-CG, et non plus sur base du casier judiciaire communal. Étant donné que le casier judiciaire communal peut encore avoir une utilité administrative, ces archives doivent être conservées, jusqu'à nouvel ordre, conformément aux directives existantes.

Rappelons également que l’arrêté du Gouvernement wallon du 16 juillet 2020[10] a (enfin) diminué le délai de conservation des documents comptables de 30 à 10 ans. C se faisant, il a donné une réponse positive à une ancienne revendication des archivistes, relayée par l’UVCW.

Par ailleurs, les réglementations en matière de publicité de l’administration[11] ont consacré le droit de consulter un document administratif et de recevoir une copie du document.

Les Archives du Royaume[12] sont un partenaire incontournable en ce qui concerne les archives. Cette institution a publié la version actualisée du tableau de tri pour les communes et de celui des CPAS.