Archivage des documents papier : comment assurer leur bonne gestion ?

Contenu

Les institutions publiques produisent quotidiennement des documents papiers. Ceux-ci doivent être stockés et conservés pour en assurer une préservation sur le long terme.

Lors de cette formation, vous découvriez comment gérer un fonds d’archives papier, le préserver et en assurer sa disponibilité. Nous vous présenterons la législation qui encadre la gestion des archives au sein des communes et des CPAS ainsi que les grands principes archivistiques. Nous appréhenderons les enjeux et plus-values d’une gestion des archives et le rôle essentiel de l’archiviste.

Vous découvrirez les différentes étapes pour traiter efficacement un fonds d’archives. De la réception d’un document au classement définitif. Enfin, nous vous donnerons les clés pour sensibiliser les agents à l’importance de cette mission.

Cette formation allie théorie et pratique avec des retours d’expériences, une présentation d’outils et de méthodes utiles à votre pratique professionnelle.

Objectifs

Cette formation est un module de base

A l’issue de la formation, vous serez en mesure de :

• appréhender les méthodes adéquates et les outils disponibles pour gérer votre fonds d’archive papier ;
• disposer des clés pour mettre en place une gestion d’archives papier cohérente ;
• appréhender la législation qui encadre la gestion des archives papier et les obligations qui en découlent ;

Prérequis

La formation nécessite de connaitre les bases de l’archivage ou d’avoir suivi la formation de sensibilisation à l’archivage « Sensibilisation à l’archivage au sein de mon institution : par où commencer ? »

Public cible

Cette formation s’adresse à toute personne qui gère les archives papiers au sein d’une commune ou d’un CPAS et qui désire professionnaliser et questionner sa pratique. Néanmoins, la majorité du contenu de la formation peut s’adapter à toute personne travaillant dans une institution publique.

Formateur(s) / Intervenant(s)

xx

Programme

• Aspects théoriques de l’archivage papier :
  • Rappel de l’intérêt d’une gestion efficace des archives ;
  • Législations encadrant l’archivage pour les institutions publiques (exemples des communes et CPAS) ;
  • Durée de conservation ;
  • Principes archivistiques ;
  • Conditions de conservation (gestion, conditionnement et sécurité).
• Identification des étapes de traitement d’un fonds d’archives ;
• Rôle de l’archiviste dans la gestion des archives et retour sur la sensibilisation des agents au sein de son institution.

Tout du long de la formation seront présentés des outils, méthodes et bons gestes pour une bonne gestion des archives.