Délais et modes de conservation des documents comptables: l’avis de l’UVCW

A la demande de Pierre-Yves Dermagne, Ministre du Logement, des Pouvoirs Locaux et de la Ville, l’Union des Villes et Communes de Wallonie a rendu un avis relatif aux projets d’arrêtés concernant les délais et modes de conservation des documents comptables des communes, centres publics d'action sociale et provinces.

Le projet d’arrêté du Gouvernement wallon soumis à avis a pour objectif de diminuer le délai de conservation des archives communales de trente ans à dix ans et d’assouplir la technique d’archivage. Pour ce faire, il prévoit de modifier deux articles du Règlement général de la Comptabilité communale (RGCC), à savoir les articles 35 (§1 et §7) et 88.

En ce qui concerne l’article 35 du RGCC, §1, qui indique jusqu’ici qu’à l’issue de la clôture de chaque compte d’exercice, le grand-livre des articles budgétaires et le grand-livre des comptes généraux doivent être « imprimés et archivés sur papier », le projet d’A.G.W. prévoit que ces documents devront à l’avenir être « consultables et archivés selon toute technique d’archivage susceptible de restituer à tout moment les données archivées ».

Quant au §7 du même article qui prévoit que les livres et pièces justificatives sont conservés pendant 30 ans dans la commune, le projet d’A.G.W. prévoit de réduire cette durée à 10 ans et précise que cette conservation doit se faire « selon toute technique d’archivage susceptible de restituer à tout moment les données archivées ».

Quant à l’article 88 du RGCC, ce dernier prévoit qu’en ce qui concerne les comptes annuels et les comptes de fin de gestion, le directeur financier ou le conseil communal peuvent, en cas d’erreur, omission, faux ou double emploi, demander leur révision à l’autorité habilitée à les arrêter définitivement, et ce, au cours des trente ans qui suivent l’arrêt définitif de ces comptes. Le projet d’A.G.W. prévoit que cette durée de trente ans soit ramenée à dix ans.

L’UVCW se réjouit ainsi de l’intention du Gouvernement de ramener la conservation des archives comptables de 30 à 10 ans, ce qui répond à sa demande et à celle de l’Association des Archivistes francophones de Belgique. Coordonner le délai de la révision des comptes (article 88 du RGCC) avec ce nouveau délai d’archivage apparaît nécessaire et cohérent.

Concernant la formulation « selon toute technique d’archivage susceptible de restituer à tout moment les données archivées » envisagée dans l’article 35, § 1 et §7, du RGCC, il semble cependant utile de pouvoir la préciser quelque peu. En effet, même si cette phrase peut se suffire à elle-même, le texte est destiné à des lecteurs qui ne sont généralement pas au courant des normes en matière d’archivage.

De plus, le terme « archivage » dans le monde informatique se réfère souvent à l’opération de sauvegarde. Or le terme « archivage » dans ce contexte-ci va plus loin que la simple sauvegarde des données. C’est pourquoi, l’UVCW a proposé de compléter cette formulation comme suit  « selon toute technique d’archivage susceptible de restituer à tout moment les données archivées et garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité».

L’UVCW soulève enfin la nécessité de préciser, dans les travaux préparatoires, le sens à donner à l’expression « à tout moment », étant entendue que cette restitution doit effectivement pouvoir se faire à tout moment, mais sans toutefois excéder la durée de conservation des archives, c’est-à-dire à 10 ans.