Réunions virtuelles du collège communal et organes de gestion: obligatoires pendant 30 jours

C’est au Moniteur belge de ce 26 mars (2^ème éd.) qu’est paru l’arrêté du Gouvernement wallon de pouvoirs spéciaux n° 6 du 24 mars 2020, relatif aux réunions des collèges communaux et provinciaux et organes de gestion, des régies communales autonomes, des régies provinciales autonomes, des associations de projet et des intercommunales.

On se souviendra que par circulaire du 16 mars, le Ministre Dermagne avait précisé que « Dans la mesure où une réunion présente un caractère indispensable, il sera admis que des collèges ou des organes de gestion puissent se réunir sous la forme de vidéoconférence. Si aucun moyen technologique semblable ne peut être mis en œuvre, l’accord des membres de ces organes pourra être émis via courriel.

Il appartiendra au président de l’organe et au fonctionnaire dirigeant local de s’assurer que le quorum soit réuni pour décider valablement ou que l’auteur du courriel est bien le titulaire du mandat dérivé (par toute voie de droit et au moment le plus opportun).

S’il échet, l’organe de gestion appréciera l’opportunité de confirmer sa décision en réunion « physique » lorsque les circonstances le permettront ».

L’arrêté du Gouvernement wallon n°6, publié ce jour, va un pas plus loin, puisqu’il précise désormais la règle suivante :

« Pour une durée de 30 jours à dater du jour de l’entrée en vigueur du présent arrêté, les réunions des collèges communaux, provinciaux, des conseils d’administration et des bureaux exécutifs des régies communales et provinciales autonomes, des comités de gestion des associations de projet, des conseils d’administration, des bureaux exécutifs et d’autres organes restreints de gestion des intercommunales se tiennent  par vidéoconférence ou téléconférence, sauf motifs impérieux de se réunir physiquement ».

L’utilisation de l’indicatif présent nous semble en effet édicter en obligation ce qui constituait jusqu’à ce jour une possibilité (même si la motivation de l’A.G.W. peut paraitre plus souple que ce que celui-ci arrête au travers de ses articles).

Cette solution devra donc s’appliquer, à notre estime, du 23 mars (date à laquelle l’A.G.W. produit ses effets – cf. art. 2) au 21 avril inclus.

Les réunions physiques ne pourront avoir lieu durant cette période que si des motifs impérieux le justifient.

L’A.G.W. précise encore que :

-      si aucun moyen de téléconférence ou technologique semblable ne peut être mis en œuvre, l'accord des membres de ces organes pourra être émis via courriel ;

-      il appartient au président de l'organe et au directeur général communal, provincial ou au fonctionnaire dirigeant local au sens de l'article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation de s'assurer, par toute voie de droit et au moment le plus opportun, que le quorum est réuni pour décider valablement ou que l'auteur du courriel est bien le titulaire du mandat dérivé. A notre sens, cette exigence vaut également pour les mandats non dérivés (au niveau du collège communal, par exemple). Ces vérifications seront plus aisées en cas de télé ou vidéo conférence ;

-      si l'accord d'au moins un des membres a été émis par courriel, la décision prise devra être confirmée par l'organe en réunion lorsque les circonstances le permettront ;

-      l'organe appréciera l'opportunité de confirmer sa décision en réunion lorsque les circonstances le permettront pour les réunions organisées par vidéo ou téléconférence ;

-      la consultation électronique des documents est autorisée et il est dérogé, pour les réunions physiques des organes, aux règles de localisation des réunions.

-      le directeur général ou le fonctionnaire dirigeant local au sens de l'article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation assistent à distance ou par voie électronique, aux réunions telles qu'organisées en application de l’arrêté du Gouvernement wallon.

Rappelons en outre que ces organes fonctionnent à huis clos, en manière telle qu’il faudra que les mandataires concernés veillent bien à s’isoler pendant les délibérations.

Question en suspens …

Le vote au scrutin secret

A notre connaissance, ni les circulaires ni les A.G.W. de pouvoirs spéciaux n’ont abordé jusqu’à présent la problématique du respect de l’exigence du scrutin secret (cf. CDLD art. L1122-27, al. 4), notamment en cas de nomination aux emplois. Il s’agit là pourtant, en principe, d’une formalité substantielle.

Certaines municipalités tentent des procédures électroniques (genre Doodle), la difficulté subsistant souvent dans la véritable anonymisation des votes.Il semblerait, sur ce point, que la solution du genre « ADoodle » puisse, a priori, s’avérer intéressante (en veillant le cas échéant à anonymiser les points soumis au vote le plus possible, par ex. : pas d’énoncé de la question, ...).

Des systèmes, genre « double enveloppe » pourraient également être envisagés : une double enveloppe est envoyée au domicile des mandataires, qui peuvent alors venir déposer leurs votes dans la boite aux lettres, le dépouillement ayant lieu après la séance. Cette solution prend toutefois beaucoup de temps, engendre des déplacements qu’il vaut mieux éviter, et donne le résultat des votes en différé.

D’aucuns envisageraient encore de faire recueillir par le directeur général les votes par mail. Lesdits votes seraient alors anonymisés par ses soins (occultation des adresses, noms, signature, …). Le directeur général resterait le gardien du secret.

Des dispositions spéciales apporteront peut-être d’autres solutions à cette question.