Comment protéger les données à caractère personnel traitées par votre service Population/Etat civil ?

Une administration communale traite quotidiennement un nombre considérable de données à caractère personnel venant de ses citoyens. Le service " Population/Etat civil " est notamment amené à recueillir, consulter, transmettre en interne ou vers des organisations externes certaines données de ses administrés. Ce travail exige un niveau optimal de protection des données traitées. Une exigence de sécurité d’autant plus vraie à l’heure de l’eAdministration ! 

Durant cette demi-journée, nous identifierons avec vous le panel des données à caractère personnel traitées par un service "Population/Etat civil . Nous questionnerons ces traitements au regard des   règlementations applicables et verrons comment assurer la licéité des traitements. Nous verrons enfin comment sécuriser ces données et comment assurer l’exercice des droits des administrés.

Objectifs

A l’issue de cette formation, vous serez en mesure de :

• identifier les spécificités en matière de protection des données du service " Population/Etat civil " ;
• identifier les traitements de votre service " Population/Etat civil " et leurs bases de licéité ;
• mettre en place des processus garantissant la sécurité des données et les droits des citoyens en matière de gestion de leurs données à caractère personnel.

Prérequis

La formation est un module de perfectionnement qui nécessite que vous ayez suivi la formation "La gestion des données à caractère personnel : obligations et enjeux pour les administrations locales" ou que vous ayez, dans le cadre de votre activité professionnelle, été sensibilisé aux obligations en matière de protection des données à caractère personnel.

Intervenant(s)

Hélène WATTECAMPS (Juriste et Déléguée à la protection des données à la Ville de Namur)

Arnaud BYA (Chef de service Population – Etat civil à la Ville de Namur)

PROGRAMME

Le cadre légal

• Examen/rappel des législations cadres
  • Protection des données (L. 92)
  • Délivrance des actes
  • Confidentialité et secret professionnel des agents

• Examen/rappel du « nouveau cadre » RGPD
  • Notions et principes
  • Révolution ou évolution ?
  • Une approche de précaution globale à systématiser afin d’atteindre un degré raisonnable de compliance

Les cas pratiques

• Traitements « physique » de données (archives, dossiers étrangers, cartes & passeports, changement d’adresse…)
• Traitements informatisés de données (RN/BAEC, Belpic, Belpas, Mercurius, échanges avec l’OE, …)

Le registre de traitements pour mon service POP/EC

• Une vision de l’avancement de la mise en conformité
• Un modèle
• Données sensibles et traitements à risques
• Démarche et obligations RGPD : véritable contrainte ou nouvelle opportunité ?