Relations avec les prestataires et organismes externes - avant fusion

1. Objet de la présente fiche

Lorsque des communes fusionnent, celles-ci disparaissent. Cela a donc un impact sur les conventions passées avec les prestataires et les relations avec des organismes externes. Nous examinerons cela sous l’angle des communes en tant qu’employeur, et des obligations qui en découlent.

2. Acteurs concernés

• Conseil et collège des communes fusionnantes
• Conseil de l’action sociale et bureau permanent des CPAS fusionnants
• Conseil et collège de la nouvelle commune
• Conseil de l’action sociale et bureau permanent du nouveau CPAS

Organes décisionnels impliqués avant et après fusion :

• conseil et collège communal
• conseil de l’action sociale

3. Réglementations en cause

• Décret fusion, et plus spécifiquement les articles L1154-1 et L1155-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (CDLD)

4. Descriptif/enjeu(x)

Il s’agit d’éclairer les communes à fusionner quant aux décisions qui devront être prises au préalable, d’une part pour leurs conventions passées avec des prestataires externes, et d’autre part pour leurs relations avec des organismes externes en tant qu’employeur. Il s’agira également de donner quelques conseils pour la nouvelle commune qui devra assurer certains suivis et faire certaines démarches administratives en tant que nouvel employeur avec les organismes externes.

5. Développements

En tant qu’employeur, les communes à fusionner ont de facto des obligations en matière RH et pour ce faire, elles ont dû passer des marchés publics de prestations de services avec des prestataires externes. Parmi ces prestataires externes, il peut s’agir de compagnies d’assurances (assurer les membres du personnel en RC ou se « réassurer » dans le cadre des accidents du travail), de médecine du travail (Service externe de protection et prévention au travail - SEPPT), de médecine de contrôle, de logiciels de paie/ pointage ou congés, etc.

Elles ont également des relations avec des organismes externes tels que l’ONSS, l’Onem, le Medex, …

Ci-après, nous développerons ce que les communes à fusionner devront faire pour poursuivre les relations avec les prestataires et organismes relevés ci-dessus.

a. Conventions passées avec les prestataires externes

Comme vous le savez, normalement le pouvoir local a dû passer un marché de prestations de services pour tout ce qui concerne les assurances, les logiciels de paie ou les prestations d’un service externe de prévention et protection au travail, ou encore de médecin de contrôle.

En ce qui concerne cette partie, nous nous permettons de renvoyer pour plus de détails à la fiche concernant les marchés publics.

Vous trouverez ci-après les démarches de base à faire dans ces cas (v. Fiche Marchés publics):

1. faire un inventaire des marchés en cours afin d’avoir une vision claire ;

2. concertation obligatoire jusqu’à la date de la fusion : pendant cette période, nous conseillons aux communes à fusionner d’avoir une attention particulière aux marchés dont l’objet est décrit supra, car dans de nombreux marchés, dont les assurances et celui relatif au service externe de prévention et protection au travail, les modalités d’exécution du marché vont dépendre du nombre de travailleurs.

Pour les assurances, bien souvent, les primes sont payées en fonction du nombre de travailleurs ; en ce qui concerne l’affiliation à un SEPPT, les cotisations à payer sont basées sur une tarification en fonction de la catégorie d’employeurs et du nombre de travailleurs^[1].

Les communes à fusionner peuvent donc anticiper cela en passant un marché conjoint en ayant égard à ces modalités spécifiques liées au nombre de travailleurs ;

3. à partir de la date de la fusion : l’article L1155-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (CDLD) prévoit : « A la date de la fusion, la nouvelle commune succède aux droits et obligations des communes fusionnées pour ce qui est des biens mobiliers, immobiliers, des marchés publics pour travaux, fournitures et services, des concessions de travaux et de services et des conventions qui lui ont été transférés, y compris aux droits et obligations découlant des procédures judiciaires et administratives en cours et futures (…) ».

La nouvelle commune succèdera de plein droit à ces marchés conjoints qui, durant la phase de concertation, devront prendre en compte les spécificités des communes à fusionner.

b. Relations avec les organismes externes

1. L’ONSS

Pour les communes à fusionner, il faudra établir des dimona de sortie pour tous les travailleurs à la date déterminée qui correspondra au dernier jour de prestation des travailleurs avec la commune à fusionner.

Pour la nouvelle commune, il faudra immédiatement qu’elle demande à l’ONSS, via un formulaire en ligne, un matricule provisoire afin de pouvoir procéder aux dimona d’entrée provisoire de tous les travailleurs.

En pratique, la nouvelle entité juridique devra s’identifier comme nouvel employeur et demander un numéro d’immatriculation.

2. L’Onem

Quant à la nouvelle commune, elle devra faire une déclaration de transfert afin que les travailleurs qui bénéficient d’une interruption de carrière professionnelle ou d’un congé thématique (congé parental, soin palliatif, assistance médicale) soit poursuivent leur interruption de carrière professionnelle (ICP) ou congé thématique entamé chez l’ancien employeur (les communes à fusionner), soit demandent de valoriser l’ancienneté et/ou l’occupation acquises chez l’ancien employeur en cas de nouvelle demande ou de prolongation d’une ICP ou d’un congé thématique.

Une demande de transfert groupée peut être introduite à l’administration de l’Onem (proxitime@onem.be) lorsque le nombre de travailleurs pour lesquels une demande de transfert doit être faite est supérieur à 25.

3. Le Medex

Petit rappel des compétences que le Medex, l’administration de l’expertise médicale (ancien service de santé administratif), a de plein droit envers les administrations locales, ce qui veut dire que la nouvelle commune ne doit rien faire, car, étant une nouvelle administration locale, les législations et réglementations s’imposeront de facto à elle.

Le Medex est donc compétent :

• pour la reconnaissance d’une maladie grave et de longue durée pour les agents statutaires ;
• pour la reconnaissance de l’inaptitude d’un agent statutaire qui donne droit à une pension prématurée temporaire ou définitive^[2] ;
• en matière d’accident du travail :  «  pour vérifier le lien de causalité entre l'accident du travail et les lésions ; pour établir le lien de causalité entre l'accident du travail et les périodes d'incapacité de travail ; pour fixer la date de consolidation, le pourcentage d'incapacité permanente et le pourcentage de l'aide d'une tierce personne ».

Voir aussi la Fiche Marchés publics

La fiche dédiée aux marchés publics pour le suivi des marchés relatifs aux assurances, SEPPT, médecine de contrôle et, si pas de marché public, pour les aspects relatifs aux droits et obligations aux matières contractuelles.

[1] La tarification minimale est réglementée dans le Code sur le bien-être au travail dans le chapitre relatif au SEPPT.

[2] Attention, car la législation (L. 14.2.1961 d’expansion économique, art. 117, § 2) prévoit une exception : pour les communes qui disposaient d’un contrat d’assurance conclu à la date d’entrée en vigueur de la loi, ce sont les instances médicales de l’assureur qui statuent sur l’inaptitude et non le Medex. Les communes à fusionner devront donc vérifier si tel est le cas ; si oui, nous renvoyons le lecteur à la partie expliquée supra relative aux relations avec les prestataires externes et la fiche relative aux marchés publics.

Le contrat d’assurance visé est non pas celui relatif à la faculté de « réassureur » dans le cadre des accidents du travail, mais bien le contrat passé avec un organisme d’assurance qui assume en tout ou en partie la charge des pensions ; l’inaptitude résultera de la décision des instances médicales commises par cet organisme.