Analyse des documents internes (régime de vacances annuelles, règlement de travail, statuts) - avant fusion

1. Objet de la présente fiche

Lorsqu’une fusion entre communes est décidée, afin de faciliter la mise en place de la fusion, il serait utile, en amont, d’analyser les documents internes qui gèrent le personnel dans les communes originelles.

2. Acteurs concernés

• Administrations communales et de CPAS
• Service du personnel
• Directeur général
• Directeur financier

 Organes décisionnels impliqués :

• conseil communal
• conseil de l’action sociale

3. Réglementations en cause

La législation n’impose pas de vérifier les documents internes qui peuvent être impactés par la fusion.

4. Descriptif/enjeu(x)

Afin de faciliter la concertation entre communes originelles, il nous semble important d’analyser en amont les réglementations internes qui devront être adoptées prochainement dans la nouvelle entité locale afin d’ouvrir au mieux les discussions. En effet, les documents actuels n’existeront plus dans la nouvelle entité locale ; ceux-ci devront céder la place à d’autres. Il sera dès lors essentiel de trouver un dénominateur commun pour l’ensemble du personnel de la nouvelle entité locale. Une analyse en amont permettra des discussions fructueuses.

Cette analyse peut se faire à n’importe quel moment vu que la législation n’impose rien.

5. Développements 

Les pouvoirs locaux disposent de deux documents essentiels en termes de gestion du personnel, à savoir le règlement de travail et le statut administratif et pécuniaire.

Ce sont donc ces documents qu’il conviendra d’analyser.

Outre ces documents, le cadre devra également être examiné afin de l’adapter éventuellement aux besoins de la nouvelle entité locale.

D’autres documents peuvent également être concernés par cette analyse, tels que des notes de service, circulaires, etc. en fonction des spécificités des administrations concernées.

Enfin, une attention sera portée aux régimes de vacances annuelles applicables au sein des communes à fusionner.

a. Règlement de travail

Les pouvoirs locaux ont l’obligation de disposer d’un règlement de travail sur la base de la loi du 8 avril 1965.

 Ce règlement de travail s’applique aussi bien aux contractuels qu’aux statutaires.

 Il est possible qu’un employeur dispose de différents règlements de travail en fonction des catégories de personnel.

 Ce règlement de travail doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

• les horaires de travail et jours d’arrêt régulier de travail ;
• mode de mesurage et contrôle du travail ;
• mode, époque et lieu de paiement de la rémunération ;
• durée des délais de préavis, ainsi que les motifs graves pouvant justifier la rupture du contrat sans préavis ;
• pénalités, montant et destination des amendes et manquements qu’elles sanctionnent ainsi que les recours possibles pour les travailleurs ayant subi une pénalité ;
• durée des vacances annuelles ;
• …

Il serait dès lors intéressant de relever l’ensemble des règles applicables au sein de l’administration afin de pouvoir discuter entre autorités locales de ce qui sera conservé et de ce qui sera modifié dans la nouvelle entité locale.

b. Statuts administratif et pécuniaire

Les administrations locales disposent, toutes, d’un statut administratif et d’un statut pécuniaire.

Le statut administratif comporte toutes les dispositions relatives à la carrière administrative du personnel communal, du recrutement à la cessation de fonctions : conditions de nomination des agents communaux, conditions d’avancement, procédure d’évaluation, accidents du travail, maladies professionnelles, cessation des fonctions, etc.

Le statut pécuniaire, quant à lui, comporte toutes les dispositions relatives à la situation pécuniaire du personnel communal, telles que les services antérieurs valorisables ou les diverses allocations et indemnités.

Il sera donc essentiel de lister l’ensemble des règles applicables aux membres du personnel de l’entité locale originelle pour ensuite pouvoir discuter, lors de la concertation, des points que l’on souhaite conserver et de ceux que l’on veut modifier ou supprimer.

c. Cadre

Le cadre, pour rappel, est un tableau où figurent, avec la mention de leur nombre et de la qualification, tous les emplois qui, tant qualitativement que quantitativement, sont nécessaires à l’exécution correcte et efficace des tâches et des missions que l’administration doit remplir.

En principe, les villes et communes n’ont l’obligation d’un cadre que pour les agents statutaires ; les CPAS, quant à eux, ont l’obligation de le faire aussi pour les contractuels.

Analyser le cadre permettra de préparer au mieux les discussions pour la fusion.

d. Régime de vacances annuelles

Les communes doivent appliquer le régime public de vacances annuelles à leurs agents statutaires.

A défaut de texte légal supérieur contraignant établissant un régime unique de vacances annuelles au sein des communes et CPAS wallons, chaque autorité doit définir le régime de vacances annuelles applicable à ses agents statutaires (nombre de jours de congé, règles de proratisation, etc.). Il y a donc beaucoup de chances que les régimes de vacances annuelles des communes à fusionner diffèrent.

En ce qui concerne le pécule de vacances pour les agents statutaires, les choses sont plus simples étant donné que toutes les communes doivent octroyer, à leurs agents statutaires, le même pécule de vacances que celui accordé aux agents fédéraux (Code de la démocratie locale et de la décentralisation - CDLD, art. L1212-3). Concrètement, il s’agit du régime prévu par les articles 13 à 15 de l’arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale (M.B., 19.7.2017).

Pour leur personnel contractuel, les communes ont le choix d’appliquer le régime public de vacances annuelles applicable à leurs agents statutaires ou le régime privé de vacances annuelles (employés), sur la base de l’article 17 de la loi du 26 juin 1992 portant des dispositions sociales et diverses (M.B., 30.6.1992). Il appartient au conseil communal de déterminer le régime des vacances annuelles applicable. Si une commune opte pour le régime privé de vacances annuelles, il est régi par les lois du 28 juin 1971 relatives aux vacances annuelles des travailleurs salariés coordonnées le 28 juin 1971 (M.B., 30.9.1971), et l’arrêté royal du 30 mars 1967 déterminant les modalités générales d’exécution des lois relatives aux vacances annuelles des travailleurs salariés (M.B., 6.4.1967). Il ne relève donc pas de l’autonomie locale.

Il sera donc essentiel de déterminer le régime applicable aux membres du personnel contractuel de l’entité locale originelle ainsi que les modalités du régime public de vacances annuelles pour pouvoir ensuite discuter du régime à appliquer aux agents contractuels de la nouvelle commune et des modalités que l’on souhaite prévoir dans le nouveau régime public de vacances annuelles.